#1 SPOČÍTEJTE DOPAD KRIZE

Nejistota paralyzuje organizace a zpožďuje přijímání důležitých opatření. Proto je zásadní co nejrychleji vytvořit transparentnost ohledně možného průběhu krize a jejích dopadů na společnost. Současně musí být vytvořeny struktury na pozadí, které zajistí schopnost jednat po celou dobu krize.

Co je třeba udělat nyní:

1. Nastavte krizové týmy pro celou organizaci

• Spojte kritické know-how celé společnosti do krizového týmu. Výkonná rada nemusí být nutně nejlepším krizovým týmem. Místo toho si vezměte jako příklad vojenský generální štáb. V tomto týmu je nezbytné kombinovat odborné znalosti související s krizí a rozhodovací schopnost, aby bylo možné rychle posoudit současnou situaci a rychle přijímat rozhodnutí.
• Podpořte centrální krizový tým decentralizovanými krizovými týmy. V závislosti na velikosti a regionální stopě vaší společnosti mohou místní krizové týmy (pro regiony, závody, ...) reagovat rychle a pružně v rámci centrálních směrnic, a tak zvyšovat rozhodovací schopnost.
• Podpořte krizový tým vytvořením tzv. „Pohotovostní místnosti“. Spojení všech v jedné místnosti poskytuje týmu pracovní prostředí, ve kterém všechny informace týkající se krize konvergují a jsou prezentovány vizuálně. Přímý osobní kontakt usnadňuje komunikaci mezi osobami s rozhodovací pravomocí. „Pohotovostní místnost“ může být také virtuální.
• Vysoká frekvence schůzek zajišťuje schopnost rychlé reakce. Krizový tým by se měl scházet nejméně dvakrát týdně, dokud krize nepomine.
• Snižte byrokratickou regulaci rozhodnutí. Schválené rozpočty ztrácejí v této krizi význam. Zkraťte rozhodovací procesy a snižte požadavky na schvalování („naléhavé okolnosti“).

2. Nákup a konsolidace příslušných informací a kontrola komunikace

• Zapomeňte na aktuální reportovací strukturu. Definujte své „COVID-KPI“ a zaměřte své reporty na parametry související s krizí. Dočasně snižte standardní vykazování, abyste uvolnili zátěžení zdrojů. Je důležitější, aby informace byly aktuální, než aby byly přesné.
• Nastavte řídicí panel COVID. Soustředění na několik kritických parametrů umožní nepřetržitou aktualizaci. Vizuální přehled vám usnadní posouzení situace.
• Vytvořte přímé komunikační linky s krizovými místy společnosti. Rychle definujte, kdo má reportovat co, komu a kdy. Nekonzistentní informace zvyšují nejistotu a vedou k fámám.
• Jako CEO komunikujte přímo se svými zaměstnanci. Vaši zaměstnanci potřebují kontakt s vedením v obtížných situacích. Pomocí kanálů sociálních médií pravidelně oslovujte své zaměstnance např. prostřednictvím video zpráv. Vytvoření prostoru pro přenos a záznam v blízkosti řídícího týmu umožňuje rychlé reakce na aktuální vývoj.

3. Vývoj makroekonomických scénářů s ohledem na situaci na trhu v oblastech nákup a prodej a jejich převádění do scénářů P&L specifických pro společnost

• Identifikujte kritické položky v dodavatelském řetězci. Nezaměřujte svou analýzu jen na vaše bezprostřední zákazníky a dodavatele. Přerušení může ovlivnit celý dodavatelský řetězec od surovin až ke konečnému spotřebiteli.
• Rozlišujte své portfolio produktů a služeb podle jejich kritičnosti pro společnost a pro vaši vlastní společnost. S výrobky a službami, které nejsou pro společnost kritické, se na trzích a v oblasti zadávání veřejných zakázek bude zacházet s nižší prioritou. To bude mít vliv na objem a cenu.
• Vytvořte pro vaši společnost jednoduchý a flexibilní model plánování. Musí být trvale sledováno, jak krize ovlivňuje vývoj zisku a likvidity, vývoj scénářů musí být odpovídajícím způsobem upraven. Toto vám zaručí pouze vysoce zjednodušený proces plánování.

4. Vytváření transparentnosti ohledně možných závislostí a efektů

• Místo plánů uvažujte ve scénářích. Zavedené procesy plánování vám moc nepomohou, protože obvykle předpokládají neustálý rozvoj trhů. Místo toho, rušivý vývoj vyžaduje agilní přístupy, které vytváří zpětnou vazbu rychle a neustále přizpůsobují postupy. Scénáře pomáhají snížit složitost možných vývojů a umožňují jejich řízení.
• Převeďte scénáře COVID do scénářů pro vaši společnost. Omezte počet na maximálně čtyři scénáře.

5. Dedukce robustních kroků, které fungují pro každý scénář

• Navrhněte a komunikujte svou strategii. V krizové situaci neexistuje alternativa koherentní a důsledně sdělované krizové strategie pro zachování decentralizovaného rozhodování. Pouze tato strategie umožňuje důsledné a decentralizované rozhodování za rychle a nepředvídatelně se měnících okolností.
• Identifikujte ty prvky strategie, které jsou použitelné ve všech krizových scénářích. Prvky strategie sloužící k udržení výroby a finanční stability budou mít nejvyšší prioritu bez ohledu na to, jak dlouho krize potrvá.